כולנו היינו שם – תחילת עבודה במקום חדש, השלב בחיי העובד עם הכי הרבה חששות, אי ודאות, ולפעמים גם חוסר נוחות. זהו השלב שבו אנחנו פוגשים לראשונה את מקום העבודה שלנו מבפנים, ומפתחים עליו ועל שאר העובדים בו את הרושם הראשוני שלנו שיהווה חלק גדול מאוד מההחלטה שלנו האם להישאר או לא. וכידוע – אין הזדמנות שנייה ליצירת רושם ראשוני טוב.
למה צריך נוהל לקליטת עובד?
נוהל לקליטת מועסק מאפשר לכם כמעסיקים או מנהלי HR, ליצור סביבה נוחה ויעילה עבור מועסקים חדשים שתגרום להם להרגיש שהגיעו למקום הנכון. זה נותן לכם להפוך את התהליך למסודר ולא לשכוח שום שלב בדרך, ובכך לספק אפשרות לכל מועסק בארגון להיקלט על הצד הטוב ביותר.
בין אם הארגון שלכם גדול או קטן, יש חשיבות בלתי מבוטלת לתהליך קליטת מועסק חדש, כי בטווח הרחוק זה מאפשר לכם ליצור צוות מועסקים איכותי, מקצועי ויעיל, ובכך למעשה להעלות את התפוקה בעבודה בצורה שבה כולם יהיו מרוצים, ולהבטיח את העלאת המורל בקרב המועסק החדש. מדובר בשלב מלחיץ כמעט לכל אדם, וקליטה נכונה יכולה לסייע לו להתגבר על כך ולהפגין את הפוטנציאל הטמון בו על הצד הטוב ביותר כבר מההתחלה.
השלבים לקליטה טובה
כמו כל תהליך בחיים, גם לקליטת עובדים יש שלבים שהופכים אותו ליעיל יותר. כמובן שתהליך הקליטה בארגון שלכם לא יהיה זהה לחלוטין לאלו שיש בארגונים אחרים, אבל תמיד יש קווים כלליים שכדאי לעקוב אחריהם:
הכרת המקום
תמיד כשאנחנו מגיעים למקום חדש אנחנו נמצאים במעין מצב של הלם, כי הגענו לסביבה שאנחנו עדיין לא מכירים. לכן הדבר הראשון שצריך לעשות הוא סבב היכרות עם המקום החדש שבו העובד הולך לבלות בו את רוב היום. ברגע שאתם מכירים למועסק החדש את מקום העבודה, אתם עוזרים לו להרגיש שייך ולהתחבר למקום. כמובן שנכלול כאן היכרות עם סביבת העבודה הקרובה, כמו המשרד או חלל העבודה, אבל חשוב להכיר גם את החללים הפונקציונליים במתחם, כולל החנייה, חדר האוכל, חדר הישיבות, המשרדים של בעלי התפקידים השונים וכן הלאה. זכרו – ברגע שאנחנו יודעים איפה כל דבר נמצא, אנחנו מרגישים יותר בבית.
הכרת הצוות
בתור יצורים חברתיים, אנחנו תמיד מחפשים אנשים להתחבר אליהם. אבל במקום העבודה חשוב להכיר את האנשים שאנחנו הולכים לעבוד איתם ואת בעלי התפקידים, כי בסופו של דבר כולנו פועלים למען מטרה משותפת. היכרות בחיוך עם כל העובדים לא רק תספק למועסק תחושה טובה וחיובית של שייכות, אלא גם תוכל לעזור לו להבין את המבנה ההיררכי בעבודה ולהבין עם מי הוא הולך לעבוד בזמן הקרוב.
תיאום ציפיות
אחרי שסיירתם עם המועסק החדש והכרתם לו את הנפשות הפועלות, הגיע הזמן לדבר על העבודה שלו בפועל. מה זה אומר? תיאום ציפיות מסודר. היום הראשון בעבודה הוא גם היום בשביל שיחה של המנהל הישיר מול המועסק. זה כולל היכרות כמובן, אבל גם הצגת הצרכים בעבודה, אופן החלוקה, יצירת לוח זמנים מסודר, וכל מה שהמועסק צריך לדעת כדי שיבין לאן הוא נכנס לפני שהוא מתחיל את העבודה עצמה.
חפיפה
בפועל, הכניסה של המועסק החדש לתפקיד כוללת ארגון של עניינים טכניים (סידור של פינת ישיבה, מחשב וכו’), וכמובן עניינים מנהליים ובירוקרטיים (מילוי טפסים למיניהם) – אבל בעיקר, חשוב להקדיש את התקופה הזאת לחפיפה וללמידה, כדי שהעובד יידע מה הוא בתכל’ס צריך לעשות. חלק בלתי נפרד מפיתוח עובדים הוא יצירת תמהיל שיכין אותם לעבודה שלהם באופן אידיאלי ויעיל ביותר – וכך גם אצל מועסק חדש. גם ככה הוא אמור להתמודד עם כמויות גדולות של מידע, תהליכי עבודה ונהלים שאיננו רגיל אליהם – ולכן, חפיפה מסודרת היא חשובה במיוחד להיטמעות בארגון באופן הטוב ביותר.
שיחות תחילת וסוף יום
יצירת מקום עבודה הרמוני ומוצלח כוללת גם הרגלי תקשורת נכונים. אנו מתכוונים כאן ליצירת תקשורת בין המועסקים לבין המעסיקים, הכוללת כל אלמנט שיכול לסייע להגדלת התפוקה בעבודה, פתרון בעיות, אבל גם משוב חיובי וחיזוקים. כל אלו יכולים לבוא גם כחלק מאסטרטגיית שימור עובדים, וזאת משום שכך המועסקים מרגישים שיש להם כתובת לפנות אליה בכל סוגיה שהיא, ובתור בני אדם עם רגשות אנחנו תמיד מחפשים את האנשים שאנחנו יכולים לדבר איתם בצורה פתוחה. במקרה של קליטת עובד חדש – העניין הזה חשוב על אחת כמה וכמה. מועסקים חדשים לרוב זקוקים להנחיה והדרכה בהיקף נרחב יותר, ואחת הדרכים הטובות להיות עם האצבע על הדופק היא באמצעות שיחת פתיחת יום שבה מדברים על מה שהולך להיות היום וקובעים יעדים, ושיחת סוף יום שבה נסכם את כל מה שקרה היום, כי לדבר תמיד עוזר לנו לעבד את מה שקרה בצורה יעילה.
טעויות נפוצות
אז אחרי שראינו מה כן לעשות, הגיע הזמן לדבר על טעויות שאנשים עושים בקליטת עובד חדש – ובהחלט כדאי להימנע מהן:
- ביקורות ללא חיזוק חיובי – מועסקים בתחילת דרכם, עשויים לבצע לא מעט טעויות בגלל חוסר ידע או הרגלים שונים. אין ספק שזה עשוי לגרור ביקורות והערות, אבל חשוב לשלב את הביקורות עם חיזוקים חיוביים כדי להפוך את החוויה של המועסק לחיובית יותר, לא לגרום לו להרגיש מיואש, וליידע אותו מה עליו לשמר במהלך העבודה.
- האצלת סמכויות – הטלת משימות מחוץ ללו”ז של העובד יכולה להעמיס עליו יתר על המידה ולפגוע בתהליך הלמידה והחפיפה שלו. זכרו – לכל אחד יש עקומת למידה שבהתחלה היא תמיד יותר מתונה.
- חוסר תעסוקה – מנגד, לא כדאי להשאיר את המועסק חסר מעש באופן יוצא דופן. אם העובד ירגיש שהוא לא יעיל, זה עלול לגרום לו להרגיש לא נחוץ, לכן כדאי למצוא את האיזון בתעסוקה וליצור יום עבודה אפקטיבי.
ואיך כל זה מתקשר למותג המעסיק שלכם?
מיתוג מעסיק למעשה עוסק באופן שבו המועסקים תופסים את הארגון שלכם בתור מקום עבודה. וכמו שאמרנו קודם – אין שני לרושם ראשוני. לכן כשחושבים על יצירת מותג מעסיק אטרקטיבי, צריך לקחת בהחלט בחשבון את הצעדים הראשונים של המועסקים בארגון ולדעת להפוך אותם לכאלו שיגרמו למועסקים החדשים להבין שהם נמצאים במקום טוב. ואם אתם צריכים עזרה בחשיבה על צעדים שכאלו או בדרך לתקשר אותם החוצה – אנחנו כאן כדי לעזור!
